Digitaal versus digi-taal, een wereld van verschil

Mag ik u even meenemen op een trip down memory lane? Meer precies naar het tijdperk toen pc’s nog niet op de werkvloer geïntegreerd waren. Alle bedrijfsdocumenten werden toen netjes gearchiveerd in dossierkasten. Dankzij glasheldere regels en duidelijke afspraken kon iedereen alle informatie snel terugvinden.

Simpel en duidelijk met gekleurde mapjes

In dat tijdperk vierde het KISS(*)-principe, waarvan ik zo’n fan ben, hoogtij. Informatie over thema X werd in een map in een bepaalde kleur bewaard en dus gelabeld. Informatie over thema Y in een map in een andere kleur en zo gelabeld. Een werkwijze die efficiënt en herkenbaar was. Iets wat nu, in het digitale tijdperk, in veel bedrijven niet het geval is.

(*) KISS staat voor Keep It Simple, Stupid!

Tijdrovende digitale archiefkasten?

De huidige digitale archiefkasten daarentegen zijn een kleurige warboel. Alle kleuren mappen staan door elkaar, thema’s zijn niet meer gekoppeld aan een specifieke kleur, mappen staan ondersteboven of achterstevoren. Het gevolg? Informatie terugvinden is een tijdrovende en frustrerende taak. Zeker als u op zoek bent naar informatie die u niet zelf aan de digitale archiefkast toegevoegd hebt.

A-Team versus MacGyver

De verklaring voor die evolutie: MacGyver! (nog meer memories ;-)) Tegenwoordig probeert iedereen zoals MacGyver te werken met de middelen die hij of zij voorhanden heeft. Medewerkers werken volgens eigen goeddunken.

Mijn advies? Wees geen MacGyver maar een lid van het A-Team. Die mannen werkten óók met de middelen die ze voorhanden hadden … maar wel in overleg en met aandacht voor the big picture.

Praten in digi-taal werkt

Om efficiënt digitaal samen te werken, moet u gesprekken voeren in digi-taal. Want goede afspraken maken goede vrienden en zorgen voor een wereld van verschil. U hoeft heus niet te investeren in dure digitale systemen om goed en efficiënt digitaal samen te werken of innoverend te zijn. Spreken en luisteren naar elkaar is vaak voldoende om te komen tot een verbeterde en uniforme digitale werking.

Ik geef u graag vijf voorbeelden van concrete afspraken die u in uw bedrijf kunt maken om de digitale samenwerking te bevorderen. Het zijn kleine zaken die u tijd doen besparen en/of uw visibiliteit vergroten.

1. Huisstijl

U hebt tijd, moeite en geld gespendeerd aan uw huisstijl. Maak dan ook duidelijke afspraken over hoe die huisstijl toegepast moet worden in Word, PowerPoint en andere softwarepakketten. Zo creëert u uniformiteit en herkenbaarheid.

2. Afwezigheidsassistent

De ene medewerker is creatief, de andere kurkdroog en nog een andere bijzonder humoristisch. Eigenschappen die u vaak vertaald ziet in de boodschap van de afwezigheidsassistent in Outlook. Door afspraken te maken rond de specifieke inhoud van de boodschap, stelt u de zaken helder. Niemand hoeft zijn hoofd nog te breken over de verwoording en de buitenwereld krijgt een eenduidige boodschap.

3. Bestandsnamen

Wilt u dat u en uw medewerkers snel bestanden terugvinden? Maak dan heldere afspraken rond hoe bestanden benoemd moeten worden.

4. OneNote

Sta niet toe dat een medewerker zijn of haar persoonlijke OneNote gebruikt voor bedrijfsdoeleinden. Want als die medewerker het bedrijf verlaat, dan bent u die informatie kwijt.

5. Teams

Werkt u in uw bedrijf met de Office 365-applicatie Teams? Maak dan afspraken over hoe u de teams in Teams benoemt. Zo voorkomt u dat u teams met dezelfde naam creëert. Want dat creëert alleen maar verwarring. Bij BestBuro start de naam van elk intern team met BB, en de naam van elk extern team met de klantnaam gevolgd door het klantnummer.

Kortom: pas deze concrete tips toe en spreek digi-taal met uw medewerkers. De digitale samenwerking in uw bedrijf zal er wel bij varen!

Digitale groeten

Elke