Kirsten Derhaeg : Assistent-manager bij Officenter

Maatopleiding Outlook

De onthaalmedewerkers van Officenter gebruiken dagelijks verschillende Microsoft Office-programma’s. Vooral Outlook neemt een prominente plaats in. Toch merkte assistent-manager Kirsten Derhaeg dat er nog ruimte voor verbetering was om dit veelzijdige programma efficiënter in te zetten. Daarom vroeg ze BestBuro om hun werking door te lichten en een maatopleiding Outlook te organiseren.

Workflow analyseren

Kirsten: “Onze onthaalmedewerkers zijn verantwoordelijk voor de vestiging waar ze werken. Om dit  vlot te laten verlopen, gebruiken ze Office-programma’s. We merkten echter dat sommige workflows niet optimaal waren, en dat de opvolging van e-mails en het beheer van taken en documenten niet op de meest efficiënte manier verliep. Daarom vroegen we BestBuro – een van de bedrijven die klant bij ons zijn – om onze werking te analyseren.”

Een verademing!

“Het resultaat van die analyse? Outlook bleek inderdaad cruciaal voor onze werking, maar we benutten niet alle mogelijkheden van het programma. Een opleiding was dus aangewezen. Om de aanpak van BestBuro te leren kennen, schreef ik me in voor een van hun open opleidingen. Dat was een verademing. De aanpak was heel hands-on. Je krijgt echt een methode aangeleerd om efficiënter met Outlook te werken. Ik heb onmiddellijk na de opleiding de methode toegepast!”

Helemaal op maat

“Outlook is een veelzijdig programma met heel veel mogelijkheden. Daarom ben ik met Tina van BestBuro gaan samenzitten om te kijken wat voor ons echt belangrijk was. Op basis van mijn input heeft Tina dan een maatopleiding Outlook vol praktijkvoorbeelden voor onze onthaalmedewerkers ontwikkeld.”

Iedereen enthousiast

“Omdat de permanentie in onze centra verzekerd moest worden, en iedereen de opleiding moest kunnen volgen, organiseerden we ze op twee dagen. En het enthousiasme na de opleiding was heel groot. We moesten de eerste groep zelfs een beetje intomen om de BestBuro-methode pas toe te passen wanneer de tweede groep de opleiding ook gehad had!”

Ook voor Word en Excel

“Dankzij de opleiding Outlook verloopt onze werking nu vlotter. Het geeft ook rust om aan het einde van een werkdag een lege inbox te hebben. Ik ben heel tevreden over onze samenwerking met BestBuro. Hun methode werkt en we kunnen ook nu nog met al onze vragen bij hen terecht. In het eerste kwartaal van volgend jaar zullen we een opleiding Word en Excel op maat van onze specifieke situatie door BestBuro laten ontwikkelen. 

Wilt u ook een maatopleiding Outlook voor uw medewerkers organiseren? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie.